Perusahaan outsourcing telah menjadi solusi yang populer bagi banyak perusahaan yang ingin fokus pada inti bisnis mereka tanpa harus terbebani oleh tugas-tugas administratif. Namun, sebelum Anda memilih pihak ketiga penyedia jasa outsourcing, penting untuk memahami aturan, kelebihan, kekurangan, dan tips yang dapat membantu Anda dalam memilih perusahaan outsourcing yang tepat. Dalam artikel ini, tim Staffinc akan membahas secara rinci tentang sistem kerja perusahaan outsourcing agar Anda tidak salah pilih dalam memilih mitra outsourcing yang tepat.
Aturan Kerja Sistem Outsourcing di Indonesia
Sebagai calon pengguna layanan outsourcing di Indonesia, Anda perlu memahami aturan-aturan yang mengatur sistem kerja outsourcing di Indonesia. Beberapa aturan tersebut melibatkan aspek legal, hak-hak pekerja, dan tanggung jawab penyedia jasa outsourcing. Berikut adalah beberapa aturan kerja sistem outsourcing yang perlu Anda ketahui:
- Peraturan Ketenagakerjaan Pastikan bahwa perusahaan outsourcing yang Anda pilih mematuhi peraturan ketenagakerjaan yang berlaku di Indonesia. Hal ini mencakup jam kerja, hak pekerja, dan ketentuan lainnya yang harus diikuti.
- Perjanjian Kerja yang Jelas Setiap karyawan outsourcing seharusnya memiliki perjanjian kerja yang jelas dengan penyedia jasa outsourcing. Perjanjian ini mencakup rincian tugas, hak dan kewajiban, serta jangka waktu kerja.
- Kepemilikan Data dan Kerahasiaan Pastikan bahwa penyedia jasa outsourcing dapat menjaga kerahasiaan data perusahaan Anda. Kepemilikan dan perlindungan data menjadi hal yang sangat penting, terutama dalam era digital ini.
Sistem Kerja Perusahaan Outsourcing
Sistem kerja perusahaan outsourcing melibatkan proses outsourcing yang mencakup penempatan karyawan, manajemen tugas, dan pemenuhan kebutuhan sumber daya manusia perusahaan. Berikut adalah beberapa poin kunci dalam sistem kerja perusahaan outsourcing.
1. Identifikasi Kebutuhan
Perusahaan outsourcing akan membantu Anda mengidentifikasi kebutuhan tenaga kerja yang sesuai dengan spesifikasi pekerjaan yang Anda butuhkan.
2. Penempatan Karyawan
Setelah kebutuhan diidentifikasi, karyawan yang sesuai akan ditempatkan di perusahaan Anda. Mereka akan bekerja sesuai dengan perjanjian yang telah disepakati.
3. Manajemen Karyawan
Manajemen karyawan, termasuk pengelolaan kinerja dan pengembangan karyawan, menjadi tanggung jawab penyedia jasa outsourcing.
4. Administrasi Ketenagakerjaan
Aspek administratif, termasuk penggajian, perpajakan, dan administrasi ketenagakerjaan lainnya, akan ditangani oleh perusahaan outsourcing. Setelah mengetahui sistem kerja outsourcing yang ada dari perusahaan-perusahaan penyedia jasa outsourcing dan sebelum memutuskan untuk mengadopsi sistem kerja outsourcing, penting untuk memahami kelebihan dan kekurangannya. Berikut adalah delapan kelebihan dan kekurangan dari outsourcing yang perlu untuk Anda ketahui.
Kelebihan dan Kekurangan Outsourcing
1. Tidak harus menjadikan tenaga tambahan sebagai karyawan tetap
Beban pekerjaan yang besar serta tanggung jawab yang harus diemban dalam mengembangkan sebuah bisnis merupakan suatu hal wajar yang dialami oleh para pebisnis ataupun pengusaha. Maka dari itu untuk mengembangkan sebuah bisnis tidak dapat dilakukan seorang diri saja, namun juga membutuhkan bantuan dari tenaga kerja lainnya. Tenaga kerja tersebut tentu dibagi atas keahlian khusus yang sesuai dengan bidangnya sehingga dapat membantu mengembangkan bisnis yang dijalankan. Meskipun demikian, seringkali beban kerja yang harus segera diselesaikan tetap saja banyak. Di situasi seperti ini, hal yang mungkin akan muncul di pikiranmu adalah “Apakah saya harus merekrut karyawan baru lagi untuk membantu menyelesaikan semua ini?”. Jika kamu pernah berada di posisi tersebut, kamu bisa mempertimbangkan untuk merekrut tenaga kerja outsourcing saja ketimbang karyawan tetap. Mengapa?
Dengan merekrut tenaga kerja outsource, kamu hanya perlu membayar jasa tenaga outsource tersebut sesuai dengan kebutuhanmu dalam menyelesaikan pekerjaan. Biaya yang akan dikeluarkan pun jauh lebih kecil ketimbang merekrut karyawan tetap, karena bayaran yang diberikan kepada tenaga outsource tidak termasuk biaya tunjangan, kenaikan gaji, dan biaya-biaya yang biasanya kamu bayarkan kepada karyawan perusahaan kamu.
2. Kebutuhan tenaga kerja dapat disesuaikan dengan kemampuan yang dimiliki
Perkembangan teknologi yang terus bergerak dengan cepat, melahirkan inovasi baru yang kemudian diadaptasi sebagai kebiasaan oleh orang banyak. Dengan adanya inovasi tersebut, tercipta pula sebuah demand baru di mana dibutuhkannya talenta yang dapat turut berkontribusi untuk terus melahirkan inovasi-inovasi lainnya. Tapi tentunya, setiap individu tidak mungkin dapat menguasai seluruh keahlian yang ada di dunia ini. Oleh karena itu dibutuhkan banyak orang dengan keahlian yang berbeda-beda untuk kemudian saling bersinergi.
Proses “berjodoh” dengan seseorang yang memiliki keahlian sesuai apa yang diharapkan oleh sebuah perusahaan tentu bukanlah suatu hal yang mudah. Dengan adanya opsi merekrut tenaga outsourcing untuk memenuhi kebutuhan pekerjaan, pihak perusahaan jadi lebih mudah dalam menemukan tenaga kerja dengan keahlian yang diinginkan.
3. Biaya yang dikeluarkan jauh lebih kecil
Perusahaan yang menggunakan tenaga kerja outsourcing umumnya ingin mengurangi biaya pengeluaran. Dengan tenaga kerja outsourcing, kamu bisa mendapatkan talent terbaik dengan harga yang pas.
4. Fokus ke hal yang lebih penting
Dengan tenaga kerja outsourcing, kamu dapat memaksimalkan produktivitas karyawan terhadap pekerjaan prioritas perusahaan. Pekerjaan seperti admin, customer service, kurir, dan lainnya dapat dialihdayakan kepada tenaga kerja outsourcing. Akhirnya perusahaan bisa meningkatkan profit dan kepuasan pelanggan.
Dari sekian banyak keuntungan yang dijabarkan dari merekrut tenaga kerja outsourcing, tidak tepat rasanya jika tidak memberikan gambaran tentang kekurangan yang bisa pula didapat ketika merekrut tenaga kerja outsource. Kekurangan yang mungkin akan kamu temukan:
1. Hanya bisa dipekerjakan seperlunya sesuai kesepakatan
Karena bukan termasuk karyawan tetap dari perusahaan kamu, tenaga kerja outsourcing hanya bekerja sesuai pekerjaan yang kamu berikan. Setelah pekerjaan selesai, maka tenaga kerja outsourcing tidak lagi bekerja untuk perusahaan kamu (kecuali terdapat kontrak jangka panjang yang mengharuskan tenaga kerja outsourcing bekerja untuk perusahaan tersebut selama jangka waktu yang telah ditentukan). Dan jika biasanya karyawan di perusahaan kamu dapat membantu menyelesaikan pekerjaan di luar ranah tanggung jawabnya, pekerja outsourcing hanya akan melakukan pekerjaan yang memang tugasnya saja.
2. Pengetahuan dan pemahaman yang kurang tentang perusahaan/bisnismu
Berbeda dengan karyawan tetap, tenaga kerja outsourcing dapat dibilang “orang baru” sesaat di perusahaan kamu. Hal ini mungkin akan membuat mereka memerlukan waktu di awal untuk memahami perusahaan ataupun bisnismu.
3. Kemungkinan informasi internal yang bocor ke ranah publik
Meskipun hanya bekerja untuk perusahaan kamu dalam waktu yang singkat, kemungkinan data penting atau informasi internal yang ditemukan oleh pekerja outsource yang direkrut terekspos ke ranah publik sangatlah besar. Namun hal tersebut dapat disiasati dengan melakukan perjanjian dan tanda tangan kontrak untuk tidak membocorkan informasi apapun di awal kerja sama.
4. Tidak dapat memantau kinerja secara langsung
Apabila kamu merekrut tenaga kerja untuk proses distribusi bisnismu di luar daerah, kesulitan yang akan ditemui adalah minimnya pemantauan yang bisa kamu lakukan. Sehingga hal tersebut berkaitan dengan tingkat produktivitas pekerja outsourcing yang direkrut. Tapi jika kamu merekrut pekerja outsourcing dari Staffinc, kamu dapat memantau pekerjaan harian dari tenaga outsourcing melalui sistem manajemen pekerja yang Staffinc miliki.
Tips Merekrut Perusahaan Outsourcing
Agar tidak salah pilih dalam memilih perusahaan outsourcing dan agar proses outsourcing berjalan lancar, ada beberapa hal yang penting untuk Anda persiapkan. Di antaranya:
1. Menjelaskan Cakupan Kerja Dengan Jelas
Supaya outsourcing berjalan lancar, definisikan cakupan kerja secara jelas. Anda merupakan pihak yang paling mengetahui tujuan dari pemanfaatan tenaga kerja alih daya. Jadi, Anda perlu memaparkannya ke penyedia outsourcing dengan baik.
Namun, sebelum melakukannya, Anda harus menentukan apa target yang ingin diraih. Lalu, pikirkan aneka solusi yang memungkinkan untuk meraih tujuan tersebut. Jika sudah menemukannya, barulah Anda menjelaskan ke penyedia outsourcing.
Paparkan secara gamblang. Lebih baik lagi jika bisa ditulis secara rinci. Hal ini akan mempermudah penyedia outsourcing untuk memberikan layanan sesuai kebutuhan.
2. Pertimbangkan Pengalaman Penyedia Outsourcing
Hal ini sangat krusial. Pertimbangkan berbagai kondisi pihak penyedia outsourcing sebelum menentukan pilihan. Anda harus melakukan riset untuk mengetahui secara pasti.
Terdapat sejumlah faktor yang harus dijadikan pertimbangan. Anda harus melihat pengalaman kerja penyedia outsourcing. Perhatikan portofolio dan catatan kinerjanya selama ini.
Cari tahu pula reputasi yang dimiliki. Jika bereputasi kerja positif, maka pihak tersebut layak dipertimbangkan.
Lalu, cermati skill yang ditawarkan. Apakah pihak penyedia outsourcing memiliki kemampuan teknik yang dibutuhkan untuk meraih target Anda?
Mempertimbangkan penguasaan teknologi juga tidak kalah penting. Jika penyedia memiliki terobosan baru yang memungkinkan pekerjaan lebih efektif, maka hal tersebut akan sangat membantu.
Salah satu penyedia layanan tenaga kerja yang memiliki jaringan luas dan didukung oleh teknologi adalah Staffinc. Teknologi yang dimiliki Staffinc membuat proses perekrutan tenaga kerja sementara menjadi lebih cepat dan lebih hemat.
3. Hitung Bujet yang Disiapkan
Anda perlu menghitung bujet yang disiapkan untuk pengadaan tenaga kerja alih daya. Biaya akan menentukan kualitas layanan yang akan diperoleh. Maka, lebih baik untuk melakukan perhitungan secara masak.
Setelah menemukan angka pasti, Anda bisa mendiskusikannya dengan penyedia outsourcing. Mereka perlu tahu agar bisa memberikan layanan sesuai dengan bujet yang diberikan.
Dari situ Anda mulai bisa menentukan apakah ada kesesuaian antara bujet dan layanan yang akan didapat. Jika sesuai keinginan, maka pemanfaatan outsourcing bisa segera dilakukan.
4. Lindungi Data dan Kekayaan Intelektual
Memanfaatkan layanan outsourcing berarti memasukkan pihak luar ke dalam internal perusahaan. Maka, Anda perlu mempersiapkan proteksi khusus supaya data dan kekayaan intelektual yang dimiliki tetap aman.
Anda bisa secara aktif melakukan perlindungan. Caranya dengan membatasi akses ke tenaga alih daya. Selain itu, Anda dapat pula membuat perjanjian tentang kerahasiaan dengan penyedia outsourcing. Hal ini memberikan garansi dari segi hukum.
Perhatikan pula langkah pengamanan yang ditawarkan oleh pihak penyedia. Jika mereka mampu memberi jaminan yang memadai, maka Anda akan lebih tenang.
5. Rancang Metode Kerja yang Pas
Ada baiknya untuk duduk bersama dengan penyedia outsourcing untuk merancang metode kerja yang pas. Anda bisa memaparkan sistem yang diinginkan. Lalu, diskusikan dengan penyedia alih daya untuk mengetahui kemungkinan pelaksanaannya.
Temukan metode terbaik yang sesuai dengan keinginan dan mampu diakomodasi oleh penyedia outsourcing. Hal ini vital karena tenaga kerja alih daya yang akan melaksanakan pekerjaan. Sudah seharusnya mereka mampu menjalankan metode kerja yang dipilih.
Disarankan untuk membuat metode kerja yang lincah dan fleksibel, dalam artian bisa berubah mengikuti kebutuhan dengan mudah. Jika mampu meramunya, maka proses kerja dijamin akan berjalan baik.
